Aiai logga in med BankID – steg för steg guide för assistenter

För den som jobbar inom personlig assistans är Aiai ofta vardagen – men exakt hur man loggar in, hittar sitt schema och skickar iväg en tidrapport kan kännas krångligare än det behöver vara. Den här guiden går igenom inloggning med BankID, schemavisning och tidrapportering steg för steg, utifrån officiella källor och kommunala lathundar.

Användare: över 10 000  | 
Marknadsledande inom: personlig assistans  | 
Lanserades: 2016  | 
Integrationer: BankID, schema, tidrapport

4 centrala fakta om Aiai, ett mönster: tjänsten är byggd för att automatisera det administrativa kring personlig assistans – schema, tidrapport och rapportering – så att assistenter kan lägga tid på omsorg istället för pappersarbete.

Det viktigaste att ta med sig är att Aiai inte är ett statiskt system – det är en plattform där schemalagda timmar automatiskt blir tidrapporter och där allt dokumenteras för Försäkringskassan. Men inloggningsvägen kan se olika ut beroende på vem som är din arbetsgivare, vilket vi går igenom härnäst.

Hur loggar jag in på Aiai?

Inloggningen till Aiai sker via webbplatsen app.aiai.se och är i de flesta fall kopplad till BankID. Den kommunala lathunden från Kristinehamns kommun (PDF) beskriver hur schemalagda tider automatiskt förs över till tidrapporten efter inloggning – men själva inloggningen kan se olika ut beroende på utförare.

Inloggning med BankID

• Gå till app.aiai.se i din webbläsare.
• Välj inloggning med BankID – antingen Mobilt BankID eller BankID på fil enligt Kristinehamns kommuns lathund.
• Godkänn inloggningen i din BankID-app eller med din filbaserade BankID-lösning.

Inloggning utan BankID

• Vissa utförare erbjuder alternativ inloggning via lösenord – JAG Personlig assistans beskriver exempelvis en väg via Mitt JAG där användaren väljer ”Assistans inloggning” för att komma vidare till Aiai.
• STIL beskriver lösenordsåterställning på app.aiai.se för de fall där lösenord används.
• Kontakta din arbetsgivare eller utförare om du är osäker på vilken inloggningsmetod som gäller för just dig.

Mönstret är tydligt: Aiai centraliserar själva arbetet med schema och tidrapporter, men inloggningsvägen kan skilja sig mellan olika arbetsgivare. Det innebär att du som assistent ibland behöver gå via din utförares egen portal innan du når Aiai – något som kan vara värt att kolla upp med din arbetsgivare i förväg för att slippa strul vid första inloggningen.

Hur loggar jag in på Aiai med BankID?

BankID är den vanligaste inloggningsmetoden för Aiai och fungerar både som Mobilt BankID och BankID på fil. Enligt den kommunala lathunden från Kristinehamns kommun (PDF) kan BankID användas i båda formerna. För användare inom JAG ser flödet ut så här: först inloggning på Mitt JAG, därefter val av ”Assistans inloggning” för att nå Aiai, enligt JAG Personlig assistans.

1. Öppna din webbläsare och gå till app.aiai.se – eller din utförares specifika inloggningssida.
2. Välj BankID som inloggningsmetod.
3. Om du använder Mitt JAG: logga in där först och välj genvägen ”Schema & tidrapportering” (JAG Personlig assistans).
4. Godkänn med Mobilt BankID i din mobil eller med BankID på fil via din dator.
5. Kontrollera att du ser ditt schema och din tidrapport – då är inloggningen klar.

Det centrala här är att BankID-signering även kan krävas när timmar skickas digitalt till Försäkringskassan, enligt Kristinehamns kommuns lathund. Med andra ord: BankID är inte bara en nyckel till systemet, utan också en signatur som bekräftar att din rapportering är korrekt – en dubbel roll som är värd att känna till.

Hur ser jag mitt schema i Aiai?

När du har loggat in på Aiai visas ditt schema direkt. Schemat är en av kärnfunktionerna i systemet, och enligt Aiai:s officiella schemasida visas ändringar i schemat för hela arbetsteamet så fort de görs. Det betyder att du ser uppdateringar i nära realtid, utan att behöva fråga din chef.

Visa schema i webbversionen

• Logga in på app.aiai.se med BankID eller din utförares inloggning.
• Hitta schemavyn i huvudmenyn – där visas arbetspass per dag eller vecka.
• Klicka på ett specifikt pass för att se detaljer som start- och sluttid, eventuella OB-tider och anteckningar.

Visa schema i appen

• Aiai finns tillgänglig som webbtjänst och är anpassad för mobil användning.
• Öppna webbadressen i din mobils webbläsare och logga in med BankID för att se schemat på telefonen.
• Ändringar som görs av din arbetsgivare syns direkt även i mobilläge (Aiai:s schemasida).

Poängen är att schemat i Aiai inte är ett statiskt dokument – det är ett levande verktyg där ändringar sprids direkt till teamet. För dig som assistent innebär det att du alltid kan lita på att den version du ser är den senaste, vilket minskar risken för missförstånd kring pass och tider.

Hur rapporterar jag tid i Aiai?

Tidrapporteringen i Aiai är automatiserad i den meningen att schemalagda tider förs över direkt till tidrapporten. Enligt Aiai:s officiella funktionssida genererar systemet tidrapporter utifrån schemat och tar hänsyn till arbetspass, OB-tider och frånvaro. Men det betyder inte att du kan strunta i att kontrollera din rapport – tvärtom.

Registrera tidrapport

• Efter inloggning på app.aiai.se hittar du din tidrapport i rapporteringsvyn.
• Schemalagda tider är redan ifyllda – kontrollera att alla pass stämmer.
• Lägg till eventuella avvikelser som frånvaro eller ändrade tider.

Skicka tidrapport

• När månaden är slut ska du gå igenom och kontrollera tidrapporten innan den godkänns, enligt Kristinehamns kommuns lathund.
• Beroende på din utförare kan BankID-signering krävas när timmar skickas digitalt till Försäkringskassan (Kristinehamns kommun).
• Rapporten skickas sedan till utföraren för godkännande.

Det viktigaste här är att Aiai tar bort en stor del av det administrativa jobbet – men inte hela. Din roll som assistent är att kvalitetssäkra: kontrollera att schemat stämmer, att tidrapporten är korrekt och att eventuella avvikelser är medtagna innan du godkänner.

Vad är Aiai för något?

Aiai är den kompletta och marknadsledande webbtjänsten för personlig assistans, enligt Allevi (assistansbolag och branschaktör).

Aiai som webbtjänst

Aiai är ingen fristående app som du laddar ner – det är en webbtjänst som nås via webbläsaren på app.aiai.se. Det gör att den fungerar på de flesta enheter med internetuppkoppling, från datorn hemma till mobilen på jobbet. Schemalagda tider förs automatiskt över till tidrapporten (Kristinehamns kommun), och rapporteringsfunktionen samlar medarbetarnas tidrapporter, FK3059, FK3057 och lönedataexport (Aiai:s rapporteringssida).

Aiai för kommuner och utförare

För kommuner och utförare innebär Aiai en samlad plattform där man kan följa upp schema, tidrapporter och löneunderlag på ett ställe. Den automatiska hanteringen av FK3059 och FK3057 (Aiai:s rapporteringssida) gör att rapporteringen till Försäkringskassan blir enklare och mer tillförlitlig – vilket minskar risken för handpåläggning och fel.

Summeringen: Aiai är ett systemstöd som knyter ihop hela kedjan från schemaläggning till löneexport. För utförare handlar det om kontroll och effektivitet – för assistenter handlar det framför allt om att slippa dubbel administration.

Hur fungerar Aiai för assistenter?

Som assistent använder du Aiai för tre huvudsakliga saker: att se ditt schema, att rapportera din tid och att kommunicera kring dina pass. Enligt Aiai:s officiella funktionssida erbjuder tjänsten schema, automatiska tidrapporter och integration med lönesystem – verktyg som tillsammans täcker större delen av den administration som annars skulle ta tid från omsorgen.

Roller i Aiai

• Assistent: ser schema, rapporterar tid, skickar tidrapport för godkännande.
• Utförare/arbetsgivare: schemalägger, godkänner tidrapporter och exporterar lönedata.
• Kommun: följer upp och använder rapporteringsfunktionen för FK3059 och FK3057 (Aiai:s rapporteringssida).

Vanliga uppgifter för assistenter

• Kolla schemat inför varje ny vecka och notera ändringar – de visas direkt för teamet enligt Aiai:s schemasida.
• Registrera tidrapport vid månadens slut och kontrollera att allt stämmer innan godkännande (Kristinehamns kommun).
• Hålla koll på eventuella meddelanden från din arbetsgivare i systemet.

Det som gör Aiai till en praktisk tjänst för just assistenter är att den minskar antalet steg mellan ”jag har jobbat” och ”min arbetsgivare kan betala ut lön”. Men den förutsätter att du som användare är aktiv i att kontrollera dina uppgifter – systemet automatiserar, men det ersätter inte din kontroll.

Vad är nya Aiai?

Vi tar våra kunders integritet på största allvar och lägger stor vikt vid säkra lösningar, enligt Aiai:s kundservice.

”Nya Aiai” syftar på den moderna versionen av systemstödet som lanserades 2023. Enligt Aiai:s officiella webbplats är nya Aiai ett modernt systemstöd för omsorgen, byggt för att möta dagens krav på användarvänlighet och informationssäkerhet. Aiai:s kundservice betonar att informationssäkerhet är en prioriterad fråga.

Nya funktioner i Aiai

• Automatiska tidrapporter som genereras utifrån schemat med hänsyn till OB-tider och frånvaro (Aiai:s funktionssida).
• Samlad rapporteringsfunktion för FK3059, FK3057 och lönedataexport (Aiai:s rapporteringssida).
• Scheman som uppdateras i realtid och visas direkt för arbetsteamet (Aiai:s schemasida).

Webbinarium om nya Aiai

Under 2024 har Aiai anordnat webbinarier för att presentera nya funktioner och ge användare möjlighet att ställa frågor. Dessa webbinarier är ett sätt för både utförare och assistenter att hålla sig uppdaterade om hur systemet utvecklas (Aiai:s officiella webbplats).

Det som är värt att hålla koll på med nya Aiai är att systemet kontinuerligt utvecklas – vilket är bra för funktionaliteten, men innebär att du som användare kan behöva anpassa dina rutiner när nya versioner släpps.

Vanliga frågor

Relaterad läsning

• Tempmail – Vad är det och hur fungerar tillfällig e-post
• Vad betyder digitaliserad telefoni för ett modernt företag?

För dig som assistent är valet tydligt: antingen lär du dig Aiais flöden – inloggning via BankID, schemakoll och tidrapportering – eller så riskerar du att hamna efter i administrationen. Med den här guiden har du grunden. Nästa steg är att logga in och testa själv.